Nous souhaitons partager notre expérience de charterisation de Toastmasters Bordeaux pour facilité le process des prochains clubs prospectif. Pour information, le club Toasmasters Bordeaux a été charterisé en Juin 2025.
Condition et coût
Lors de la charterisation, l’inscription des membres a été obligatoirement au frais complet du semestre. Nous n’avons pas pu avoir de pro-rata appliqué. Les informations a ce sujet son très confuse et contradictoire.
Votre club doit avoir 20 membres ayant déjà payer la cotisation (le club doit payer la totalité en une fois).
La totalité des coûts de la charterisation club s’élève à $1725:
- $125 de création de compte du club (Form1)
- $1600 de charterisation des membre ($20 de création de compte + $60 d’adhésion semestriel = $80 x20 membres)
Document a remplir
Vous pouvez retrouver tous les document nécessaire sur toasmasters.org en allant dans la section “Ressources” et en faisant une recherche du titre du document:
- Form1
- Form2
- 433
- Form4
- Form5
- Form6a
- Form6b
Vous trouverez aussi la version Française des documents sous les titre
- FRATO 1
- FRATO 2
- FRATO 3
- FRATO 4
- FRATO 5
- FRATO 6A
- FRATO 6B
Form1
Ce formulaire vise a la publication du club sur Toastmasters.org en tant que club “Pros” (prospectif).
Une fois le club créé sur Toastmasters.org, vous aurez 1 an pour charteriser votre club, ou le process et les frais associé seront a refaire.
Les frais s’élève a $125
De notre expérience, cela n’apporte pas grand chose de remplir se formulaire en avance. Mieux vaut avoir une bonne communication sur le réseau social de votre choix.
Form2
Ce formulaire vise a synthétiser les frais d’inscriptions de vos membres.
Si vous avez 20 nouveaux membres vous aurez donc $20 de création de compte + $60 d’adhésion semestriel par membre, soit un total de $1600.
⚠️Important
Pour le paiement nous vous recommandons de NE PAS faire un virement bancaire, car des frais de conversion sont appliqué. Si toutefois vous voulez quand même faire un transfert bancaire, assurez vous de prendre TOUT LES FRAIS A VOTRE COMPTE, sinon les frais seront déduit du montant et TMI ne recevras pas la totalité du paiement, bloquant le process jusqu’à régularisation.
A la place nous recommandons qu’on membre du bureau face un paiement par carte depuis une banque qui ne prend pas de frais pour les paiements par carte a l’international. Le membre pourras se faire remboursé par le club. N’oubliez pas de garder une trace écrite de chacune des transactions afin de pouvoir justifier la comptabilité du club.
De cette manière le paiement est réalisé plus rapidement et sans frais.
Form3 est remplacé par 433-charter-membership
Le document 433 sert a transmettre les détails de chacun des membres de l’association. Les membres du bureau et le montant due à TMI pour chaque membre sont aussi a préciser.
L’e-mail et le nom fourni seront utilisé pour la création de compte de chaque membre sur toastmasters.org
L’adresse postal n’est pas obligatoire. Les informations sont envoyé par mail.
Le document est demandé au format xls (et non pas pdf) pour qu’il puisse être pris en compte par le système automatique TMI.
Form4
Ce document sert a recenser les membres du bureaux. Oui c’est un peu redondant avec le document 433.
Une même membre du bureau peut avoir plusieurs rôle, MAIS les rôles de Présidents, VPE et Secrétaire doivent être tenu par des personnes différentes.
Par exemple:
- le Président peut aussi être VP Relation Publique
- le Président NE PEUT PAS aussi être le VP Education
A noté que pour l’enregistrement d’une association 1901, le Président, le Secrétaire et le Trésorier doivent être des personnes différentes.
Il est recommandé de coché la case annuel, même si vous envisager de faire une nouvelle élection dans 6 mois (Qui peut le plus, peut le moins)
Form5
Ce formulaire sert a remplir les informations qui seront publié sur le site toasmasters.org dans la recherche de club. C’est la fiche de contact de votre club.
Form6A
Ce document est une formalité. Le Président et le Secrétaire doivent le signer pour approuver les statuts nécessaire a la charterisation.
Form6B
Ce document vise a récapituler les frais d’inscription dans chacun des cas d’inscription au club: nouveaux membre, transfert d’un autre club, double adhésion avec un autre club…
Vous pouvez mettre faire aussi compliqué que vous voulez, mais je recommande de faire ainsi:
- Nouveau membre = $20 + $60 + Frais de fonctionnement du club
- Pour tous les autres = $60 + Frais de fonctionnement du club
