Le Toastmasters du jour, aussi dit le Maître de Conférence, est la personne qui mène le bon déroulement de la session du jour.
A Toastmasters Bordeaux, c’est effectivement le rôle de Maître de Conférence que nous mettons en avant où le Toastmasters est responsable de l’organisation de la session, évidement avec le soutient du bureau. Cela rentre dans le développement du leadership.
Le rôle du Maître de Conférence inclut:
- la préparation de la session
- choisir le thème de la session
- s’assurer que les rôles sont rempli
- s’assurer que chacun connaît son rôle
- préparer le planning de la session (en se basant sur le modèle)
- assurer le bon déroulement de la session (la partie émergé de l’iceberg)
Pour aider à la réalisation de ce rôle nous mettons à disposition plusieurs documents (https://1drv.ms/f/s!Amm0CaEyWzAdk8lCxgQjsOtlIjfoIg?e=ll1HWf ou https://tmbordeaux.challengers.life/tm-du-jour/) :
- “A Toastmasters wears many hats” (1167 https://ccdn.toastmasters.org//medias/files/pathways/toastmaster-wears-many-hats/1167fr-a-toastmaster-wears-many-hats.pdf )
- Modèle de planning
- Modèle du poster
- Guide du choix du thème
- La check-list pour chaque rôles a distribuer a chacun des volontaire pour aider à la compréhension de leurs rôles
Les membres qui veulent prendre le rôle de Maître de Conférence peuvent s’inscrire sur notre outil interne ou contacter le bureau de l’association directement.
Choisir son thème
Le thème est la première et souvent la seule information que le publique aura avant de faire son choix si il participera ou pas a l’évènement.
Lors de la formulation du thème il est donc intéressant d’essayer de s’imaginer la personne qui est en train de scroller sur les réseau et qui va tomber sur ton évènement. Comment formulerais tu le titre de la session pour que la personne accroche et se dise “ça je veux voir”.
Tu peux aussi t’inspirer des idée de thème qui ont déjà été partager par les membres et participer à alimenter la liste ici: https://pollunit.com/en/polls/jzuotkebm3-yfmpy4tokvq
Préparation de la session et des rôles
En préparation de la session, l’une responsabilité les plus importante est de s’assurer que les rôles sont remplis et que chacun connaît sont rôle.
Encore une fois, n’hésitez pas a contacter le bureau si vous avez besoin d’aide. Normalement nous seront la pour aider, mais ils se peut que l’on oublie de vérifier avec toi que tout est bon. N’hésite donc pas a signaler si tu as besoin d’aide.
Les rôles qui sont nécessaire pour faire un session Toastmasters sont:
- Discours préparé
- Evaluation de discours
- Maitre des improvisations
- Evaluation des improvisation
- Chronométreur
- Ah-compteur
- Grammairien
Pour chaque personne qui se porte volontaire a l’un de ces rôles, il est important de contacter cette personne avant la session pour demander si tout est clair sur son rôle ou si il a besoin d’explication. Des documents aidant a l’explication sont disponible sur le drive ici: https://1drv.ms/f/s!Amm0CaEyWzAdk8lCxgQjsOtlIjfoIg?e=ll1HWf
Préparation du planning
Une fois que les rôles sont sont connu, vient la préparation du planning de la session.
Pour cela nous avons préparé des modèles pour les sessions les plus standard que nous avons a Toastmasters Bordeaux. Les modèles sont disponible sur le drive: https://1drv.ms/f/s!Amm0CaEyWzAdk8lCxgQjsOtlIjfoIg?e=ll1HWf ou https://tmbordeaux.challengers.life/tm-du-jour/ (en bas de page)
Voici quelques durées typique pour les différents rôle:
- Discours préparé: 5-7 minutes
- Icebreaker: 4-6 minutes
- Par improvisation: 3 minutes
- Évaluation de discours: 3 minutes
- Évaluation d’improvisations: 30 secondes par improvisation
- Rapport du Chronométreur: 2 minutes
- Rapport du Ah-compteur: 2 minutes
- Rapport du Grammairien: 5 minutes
Assurer un bon déroulement de la session
Avoir fait une bonne préparation de la session a l’avance va beaucoup aider au bon déroulement.
Le jour J, il faut vérifier une fois encore avec chacun des rôles que tout le monde est bien au clair de son rôle et faire les dernières explication si besoin.
Une fois que la session commence, il s’agit de dérouler la session étape par étape. Penses bien a n’appeler qu’une seul personne a la fois. Quand tu appel une personne a prendre la parole, tu l’accueil sur scène en serrant la main ou avec un check 🤜🤛, puis tu quitte la scène et rejoins le publique pour lui laisser la scène et ne pas faire distraction.
Fin de la session
Bravo pour cette belle session! 👏🥳
N’oublie pas de remercier les personnes qui ont participer et qui ont prient un rôle dans la session.
Tu peux aussi discuter avec ton mentor pour avoir sont feedback.