Nous sommes fier de pouvoir partager avec vous notre outil développé en interne pour le club de Bordeaux.
ToastyTools permet la gestion et l’organisation des sessions de votre club Toastmasters de manière simplifié et efficacement. De nombreuses fonctionnalité ont été ajouté depuis la création de l’outil, tel que l’organisation des fiches d’évaluation, la génération automatique de poster, ou encore un suivi qualité de l’organisation des sessions.
Avec la croissance de l’utilisation de cette outil, nous espérons pouvoir continuer a ajouter des fonctionnalité tel que la génération des planning de session ou encore l’interconnectivité entre les clubs avec un calendrier partagé.
Installation
Pour la gestion des fichiers dans WordPress, nous avons eu un bon succès avec le plugin Bit File Manager. C’est donc celle que nous vous recommandons, bien qu’il en existe de nombreuses autres qui remplissent les même fonctionnalités.
- Connectez vous a votre site web en tant qu’admin
- Créez un dossier “toastytools”
- Décompressez tous les document du fichier .zip dans ce dossier
- Pour la sécurité:
- Configurez l’autorisation des fichier .txt .api et .json en Owner only (chmod 600)
- Accédez a votre-site.fr/toastytools/admin.html (configurez votre mot de passe dans adminpass.txt et configurez l’autorisation à Owner only (chmod 600). Valeur par defaut: “ToastyTools-pass” )
- Ajoutez une session en choisissant la date et le titre
- Partagez votre-site.fr/toastytools/ dans votre club pour que les membres puissent s’inscrire
- Pour plus de suivi et de fonctionnalité, allez sur votre-site.fr/toastytools/dashboard.html
Guide d’utilisation
ToastyTools comporte 10 outils et toutes les fonctionnalités ne sont pas décrites ici. Je vous invite à visiter le Dashboard pour explorer toutes les fonctionnalités que ToastyTools peut vous offrir.
Inscription
/toastytools/
Cette page est la page la plus importante qui a commencé tout ce projet. Sur cette page, n’importe quel utilisateur peut s’inscrire a un des rôle des séance programmés.
Pour s’inscrire il faut suivre les étapes suivantes:
- Rentrez votre nom
- Cliquez sur enregistrer
- Choisir la session et le rôle que vous voulez faire
- Cliquez sur le bouton “Demander” correspondant
- Renseignez les détails si nécessaire. Par exemple pour un discours, indiquez “Ice Breaker: Le jour ou tout a commencé”. Cliquez sur la disquette pour valider.
Pour annulé un rôle:
- Cliquez sur Annuler
Sur cette page se trouve également des raccourcis vers plusieurs document pour aider a l’organisation de la session et préparation des rôles:
- Liste des fiches d’évaluations des discours, organisé par parcours Pathways et par niveaux
- Les fiches de rôle pour le Chronométreur, Ah-compteur, Grammairien
- “A Toastmaster wears many hats” guide général pour les rôles et le déroulé d’une session.
Admin: Création de session
/toastytools/admin.html
Voici la page de gestion des sessions. Cette page est protégé par un mot de passe.
Pour créer planifier une nouvelle session, cliquez sur “New Session”, choisissez la date et le tire de la session.
Par défaut une nouvelle session comporte 4 orateurs, et vous pouvez supprimer des rôles en cliquant sur “Delete”, et ajouter des rôles en remplissant le champ en bas de la session.
Vous pouvez également réorganiser les rôles avec un simple drag-and-drop.
Une fois que votre session c’est déroulé, vous pouvez l’archiver avec le bouton “Archive”. Pour voir toutes les session archivées, il suffit de cliquer sur le bouton “Archived” en haut de la page.
Dashboard
/toastytools/dashboard.html
Le Dashboard est la page central qui permet l’accès simplifier a toutes les autres pages.
En plus des raccourcis vers tous les outil se trouve un résumé des 4 prochaines sessions, avec le taux de remplissage des rôles, et le suivi de l’organisation de la session incluant la logistique et
Générateur de poster
/toastytools/poster.html
Le générateur génère un poster a partir des informations renseigné sur vos prochaines 4 prochaines sessions. Il suffit de télécharger le poster à jour.